Digitales Arbeiten & Kommunizieren

Nicht erst seit Corona gibt es den Bedarf an digitaler Zusammenarbeit. Seit Jahren der Bedarf in vielen Organisationen diese Art der Arbeit einzuführen, beispielsweise durch immer dezentraler organisierte Unternehmen. Auch Trends aufgrund der Fridays-for-future-Bewegung bzw. Klimakrise und die Wünsche vor allem der Generation Y Beruf und Familie besser vereinen zu können, drängen Unternehmen in diese Richtung. Leider beschränkt sich diese Arbeit meiner Erfahrung nach als Berater und Manager primär auf die Korrespondenz mit Auslandsstandorten, eher kulturell getriebene internationale Projektgruppen und das Privatleben. "Man kann einfach keine wichtigen Gespräche führen, ohne dem anderen die Hand zu geben", meinte der Geschäftsführer eines Mittelständlers einst zu mir.

 

Und dann kam Corona und es funktionierte doch mit Home-Office. Leider waren die Unternehmen nicht vorbereitet und so fanden Videokonferenzen ohne einige Mitarbeiter statt, die nicht rechtzeitig die richtige Lizenz bekamen. Oder Arbeitsergebnisse wurden nicht gespeichert. Oder die Hardware funktionierte nicht wie gewünscht. Oft auch, weil nicht die richtigen Anwendungen oder diese falsch genutzt wurden. Anbei daher meine persönlichen Tipps für verschiedene Settings.

1:1-Gespräche

Sicherlich können technische Rückfragen, Abstimmungen oder Übergaben von Projektergebnissen per Telefon erfolgen. Hier geht es jedoch um bedeutende persönliche Gespräche, wie z.B. Beurteilungen, Verhandlungen, Konfliktgespräche oder Coachings, die, wenn möglich, immer mit visueller Unterstützung geführt werden sollen.

Technisch hat man hier die Qual der Wahl. Doch Vorsicht: Video-Messenger wie Facebook, WhatsApp oder Skype, die man im Alltag gerne nutzt, sind nicht DSGVO-konform und erfüllen dazu idR. auch sonstige IT-Datenschutzkriterien nicht, schließlich wollen diese Anbieter mit Ihren Daten Gewinne erzielen und bieten ihre Produkte deswegen kostenlos an.

Eine gute und DSGVO-konforme Alternativlösungen ist Zoom; wenn Sie bereits Microsoft 365 verwenden auch Microsoft Teams oder Skype for Business (Achtung: die Anwendung ist nicht dieselbe wie das klassische Skype). Alle drei gibt es auch als App.

Update: Die aktuellen Diskussionen zu Datenschutzproblemen bei Zoom haben Sie sicherlich mitbekommen. Neuerdings versteht sich Zoom als "Auftragsverarbeiter von Kundeninhalten", was nicht 100% DSGVO-konform ist. Ich gehe jedoch davon aus, dass Zoom dieses Thema kurzfristig angehen wird, um wieder als DSGVO-konform zu gelten.

 

Die Vorteile von Zoom sind, dass die für 1:1-Gespräche völlig ausreichende Standardversion kostenlos ist. Zoom ist sehr intuitiv bedienbar und es können auch Teilnehmer eingeladen werden, die kein eigenes Zoom-Konto haben.

Microsoft Teams hat diese letzte Option auch, ist jedoch komplexer und eher auf den Austausch innerhalb konstanter Teams einer Organisation ausgelegt. Bei Skype for Business ist die Oberfläche der des klassischen Skype sehr ähnlich, was gerade nicht allzu digitalaffinen Nutzern eine intuitivere Bedienung ermöglicht.

Teambesprechungen & Workshops

Für reine Besprechungen können die o.g. Tools wie Zoom oder Skype for Business ebenfalls sehr gut benutzt werden. Bei Zoom ist für Besprechungen, die länger als 40 Minuten gehen sollen, zwar die kostenpflichtige Variante nötig (ca. 14€ pro Monat), dafür braucht diese Version nur der Organisator der Veranstaltung, alle anderen benötigen keine Lizenz. Seine wahren Stärken zeigt die kostenpflichtige Variante gegenüber anderen Anwendungen, wenn in mehreren Subgruppen parallel gearbeitet werden soll. So können Teilnehmer in "Breakouts" (separate Video-Charts mit einem Teil der Teilnehmer) geschickt und nach einer definierten Zeit wieder automatisch zurückgeholt werden. So muss auf niemanden mehr gewartet werden, der die Zeit vergessen hat. Ich habe das zuletzt in einem digitalen Workshop mit knapp 100 Personen aus der ganzen Welt versucht, mit ihnen in 10 Subgruppen arbeiteten und es hat wirklich problemlos funktioniert. Wenn man die Software minimiert, wird das Zoom-Fester automatisch stark verkleinert und in den Vordergrund gesetzt, sodass man nebenher gemeinsam in anderen Anwendungen arbeiten kann und trotzdem zumindest den oder die sprechende Gegenüber noch sieht. Praktisch.

Wenn man den oben genannten Vorteil der Intuitivität von Skype for Business nicht benötigt, aber das Microsoft Office 365-Paket besitzt, könnte man auch direkt zu Microsoft Teams übergehen. Es bietet alle Funktionen von Zoom (mit Ausnahme der Aufteilung und des Zurückholens von Sub-Teams) und Skype for Business, zusätzlich aber auch eine parallele Arbeitswelt. So können beispielsweise alle Teilnehmer eines digitalen Workshops parallel zur Videokonferenz eine PowerPoint-Vorlage aus dem Dateicontainer des Teams (basiert auf Microsoft OneDrive) online öffnen und parallel darin arbeiten. Damit können beispielsweise gemeinsam Gruppenarbeiten kommentiert, Teilnehmer in Brainwritings inspiriert und Retrospektiven oder Feedbacks auf einer kreativen Vorlage durchgeführt werden. Einziger Nachteil ist hier, dass das System recht datenhungrig ist und sich so schnell Ruckler in der PowerPoint einstellen.

Anders ist das bei einer weiteren Anwendung: ConceptBoard. Dieses System ist speziell für die Zusammenarbeit gebaut und zeigt beim gemeinsamen Arbeiten auch mit knapp 100 Teilnehmern nahezu keine Performance-Probleme. Die DSGVO-konforme Software lässt sich auch in der kostenfreien Variante mit bis zu 50 Items pro Board-Seite mit fast beliebig vielen Teilnehmern z.B. parallel zu einer Zoom-Session auch ohne Registrierung nutzen, nur für mehr Items oder die ConceptBoard-eigene Videokonferenz-Funktion muss der Ersteller eine Gebühr von 5€ pro Monat zahlen.

Für die Geeks unter uns gibt es dann noch digitale Virtual Reality-Formate, in denen sich fast wie im echten Leben ausgetauscht und gearbeitet werden kann. Ich habe ein paar dieser Formate ausprobiert, bei denen man meinst wie damals auf dem 386er mit Pfeiltasten einen Avatar durch eine verpixelte Welt steuert. Fehlt nur die Feuer-Taste. Wenn man an die virtuellen Meeting-Räume von Cisco Systems denkt, ist hier sicherlich noch einiges an Potenzial zur Zusammenarbeit verborgen. Ob jedoch die privaten Leitungen im Home-Office für die hierzu benötigten Datenmengen ausreichen, bleibt bis zum flächendeckenden Angebot von Glasfaser und 5G wohl fraglich. Noch bieten diese Anwendungen meiner Meinung nach keine Vorteile gegenüber beispielsweise einer Kombination aus Zoom und ConceptBoard für die digitale Zusammenarbeit.

Zusammenarbeit

Für die digitale Zusammenarbeit, also für länger als nur eine Besprechung, bietet sich vor allem Microsoft Teams an. In der Anwendung können in vorher definierten Teams eigene Kalender gepflegt werden, die auch direkt als Videokonferenz eingestellt sein können und von Office 365 direkt mit den persönlichen Kalendern synchronisiert werden. Zudem hat jedes Team ein eigenes virtuelles Laufwerk, auf dem online bearbeitbare, aber auch offline synchronisierte Dateien abgelegt sind, sodass jeder immer an der aktuellsten Version der wichtigen Dateien arbeitet. Kommuniziert wird über themenbezogene Chats und Kommentare. In jedem Team können auch unterschiedliche Kanäle angelegt werden, quasi Sub-Teams (z.B. für verschiedene Themen innerhalb des Teams), die wiederum eigene Kalender, Dateien und Chats haben können. Natürlich kann Jeder auch Teil mehrerer Teams sein. News in einem Kanal sind direkt durch eine Fettmarkierung erkennbar und auf persönliche Nennungen mit @Name wird man direkt per Popup hingewiesen. Sehr praktisch gerade für die Arbeit in klassischen oder auch agilen Organisationen, da der Aufbau von Teams einfach der Organisationsstruktur nachempfunden werden kann, was erfahrungsgemäß eine echte Vereinfachung der Teamarbeit darstellt. Gäste können für einzelne Termine hinzugezogen werden, jedoch gibt es regelmäßig Synchronisierungs- oder Berechtigungs-Probleme mit Teilnehmern, die Teams-Konten mehrerer Organisationen verwenden.

Ein weiteres sehr sinnvolles Tool in der Zusammenarbeit ist Slack. Ähnlich wie Microsoft Teams zielt es darauf aus, die Kommunikation weg von E-Mails zu einer mehr organisierten Form zu lenken. Es arbeitet dabei mit Hashtags zur Themenstrukturierung statt mit geschlossenen Teams und darin enthaltenen Kanälen. Somit hat bei Slack immer jeder Zugriff auf alle Informationen, wenn diese korrekt von den Erstellern markiert werden. Grundsätzlich ist das bei offenen Organisationen bestimmt eine gute Idee. In der Funktionalität liegt Slack jedoch deutlich hinter Microsoft Office 365 zurück, welches in etwa gleich viel kostet.

Tipps zur digitalen Zusammenarbeit

Mit den genannten Tools ist meiner Meinung nach alles vom Mitarbeitergespräch über Scrum-Sprints bis zum konzernübergreifenden einwöchigen Heckathon möglich. Es gibt jedoch einige Fallstricke, auf die unbedingt geachtet werden sollte:

  • Stundenlang auf den Bildschirm schauen ist anstrengend. Machen Sie alle 45-60 Minuten 10-15 Minuten Pause, in der die Teilnehmer die Möglichkeit haben, entweder offline zu gehen und sich um Privates zu kümmern oder gemeinsam eine virtuelle Kaffeepause zu verbringen. Das heißt, jeder holt sich einen Kaffee und dann darf über alles geredet werden, außer über die Arbeit.

  • Die Technik macht anfangs oft Probleme, gerade für die Moderatoren. Probieren Sie jede Software, jede Methode und jedes Template unbedingt mit ein paar "Test-Teilnehmern" aus und holen deren Feedback ein, bevor Sie an die tatsächlichen Teilnehmer herantreten und dort Frust auslösen. Zudem ist es immer eine gute Idee, eine Telefonkonferenz als Fall-back-Lösung vorbereitet zu haben.

  • Auch Teilnehmer benötigen oft etwas, um in den digitalen Zusammenarbeitsmodus zu kommen. Starten Sie hier mit einfachen Übungen, wie z.B. auf einer Vorlage ein Bild eines Tieres einzufügen, nach dem man sich aktuell fühlt. Das lockert die Stimmung und steigert die Technikkompetenz der Teilnehmer.

  • Kombinieren Sie online- und offline-Arbeiten um die Teilnehmer nicht zu überlasten. So kann z.B. eine Kreativarbeit von den Teilnehmern auch offline bearbeitet und anschließend eingescannt oder abfotografiert werden.

  • Setzen Sie als Moderator an jede Individualarbeit, ob in Gruppen oder alleine, schriftlich klare Vorgaben zu Dauer und erwarteter Qualität (z.B. mithilfe eines Templates, in dem auch die Zeitvorgabe noch einmal genannt ist).

  • Einigen Sie sich auf digitale Meetingregeln und halten Sie diese fest, z.B. dass sich jeder stumm stellt, der gerade nicht spricht, dass alle wenn möglich ihr Video anhaben, was Vertrauen unterhalb der Teilnehmer schafft, oder dass Teilnehmer statt reinzureden Zeichen geben. Mein Tipp: Daumen hoch = zustimmen, Zeigefinger hoch = Achtung, ich habe hier noch eine wichtige Info, mit der es noch besser wird, Hand waagrecht nach links und rechts kippen = ich glaube nicht, dass das die beste Idee ist, die uns einfallen kann.

Ich bin der festen Überzeugung, dass mit diesen Methoden nicht nur während der Corona-Krise die Zusammenarbeit gestärkt werden kann. Mitarbeiter könnten von unterwegs oder daheim aus arbeiten, es gibt keine Versionskonflikte mehr, weswegen verschiedene Mitarbeiter an verschiedenen Dateien arbeiten, man braucht weniger Meetingräume und die Wege dorthin. Versuchen Sie es und entdecken Sie die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit und Kommunikation auch in Ihrem Unternehmen. Und wenn Sie Fragen haben, kommen Sie gerne auf mich zu. Viel Erfolg!

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