Wie kann das Tages- und Projektgeschäft in digitalen Zeiten ohne direkten Kontakt mit Mitarbeitern gemanagt werden? Genau dieser Frage stellte ich mich vor einiger Zeit und fand Antworten. Gute Antworten.

Grundsätzlich empfiehlt sich hier ein digitales "Board", an dem Aufgaben erstellt und priorisiert, Mitarbeitern zugewiesen und von ihnen abgearbeitet werden können, wenn nötig aufgesplittet in Teilaufgaben. Boards, die stets den aktuellen Status der Teil- und Gesamtaufgaben und Risiken des Verzugs anzeigen. Welches Board hier für Sie passt, hängt stark von Ihrer existierenden IT-Infrastruktur (welche Software Sie haben und/oder erwerben möchten), Ihren Sicherheitsrichtlinien (über DSGVO hinaus), der Art Ihrer Aufgaben (eher lang- oder kurzfristig, regelmäßig oder projektartig), sowie Ihrem Managementstil (traditionell oder agil) ab. Was ich Kunden hier oftmals empfehle:

Trello

Trello ist ein einfaches, kostenloses Tool zum Verteilen von Aufgaben. Einfach online, in der Android- oder iOS-App eine Aufgabe einstellen, eine oder einen Verantwortlichen auswählen und eine Deadline setzen. Die Verantwortlichen können ihre Aufgabenkarte dann per drag-and-drop je nach Status z.B. von "in Bearbeitung" nach "Erledigt" ziehen. Boards können dabei für einen selber (persönliche Aufgabenlisten) und auch für mehrere Teams parallel angelegt werden. Es gibt eine kostenlose Version, die alle nötigen Funktionalitäten bereitstellt.

Trello ist meiner Meinung nach das beste der "Freemium-Produkte" und schlägt andere Anbieter wie z.B. monday.com, Kanbanize, MeisterTask, Clarizen, ProjectManager.com, ZOHO Projects, Smartsheet, ZenHub, Breeze, oder Wunderlist (was bald zu MS ToDo wird). Es ist auch für Ungeübte intuitiv bedienbar, bietet viele Vorlagen auch für agile Boards und ausreichend Funktionen zum Managen nahezu aller Aufgaben des Arbeitsalltags. Nur ein großer Nachteil ist zu nennen: Wie bei allen seinen Konkurrenten liegen die Daten zumindest kurz außerhalb der EU und erfüllen somit nicht die DSGVO, weshalb mit sensiblen Daten sehr vorsichtig umgegangen werden muss. Dieses Problem löst meines Wissens nach nur die folgende Lösung von Microsoft.

Microsoft Planner

Microsoft Planner hat zunächst dieselben Funktionen wie Trello. Doch für die Kosten ab 4,20 € pro Monat und Nutzer (als Teil des Office 365-Pakets) bietet es zudem volle DSGVO-Konformität und eine wahnsinnig gute Integration in alle Office-Anwendungen und andere Systeme. So können beispielsweise Kollegen direkt aus dem AD (Active Directory) des Unternehmens integriert werden, Gruppen aus Microsoft Teams können eigene Planner-Übersichten haben, wobei alle persönlichen Termine im eigenen Outlook-Kalender vermerkt sind, Arbeitstermine mit den Beteiligten einer Aufgabe in Outlook eingestellt, direkt auf OneNote-Blätter verlinkt oder mit zwei Klicks E-Mail-Erinnerungen bei Verzug gesendet werden. Zudem bietet Microsoft im Gegensatz zu den o.g. webbasierten Lösungen auch an, alle Daten auf dem firmeneigenen Server zu installieren (on premise), was den maximalen Datenschutz ermöglicht.

Microsoft Planner

Meiner Einschätzung nach ist Planner sehr sinnvoll, wenn man sowieso Microsoft Office 365 verwendet, die Verzahnung in andere Microsoft-Systeme erinnert etwas an die Apple-Welt. Genau so verhält es sich aber auch, wenn man sonst keine Microsoft-Produkte hat: dann ergibt Planner alleine keinen Sinn. Die Frage nach dem richtigen Tool ist also auch eine danach, welche Software sonst bei Ihnen im Unternehmen existiert und wie sehr Sie DSGVO- und Datensicherheitsrichtlinien abgedeckt haben wollen.

Bit Planner

Heute bin ich bei einer Recherche eher zufällig auf ein ganz anderes Team-Management-Tool gestoßen, welches ich hier sehr gerne ergänze. Bit Planner ist erstmal auch ein digitales Kanban-Board, wie es auch Trello und Microsoft Planner anbieten. Es ist aber auch ein physischen Board mit spielerischen Elementen. Wie soll das gehen?

Bit Planner

Erstmal basiert es auf den aus der Kindheit bekannten LEGO-Spielsteinen. Hier auf dem Bild sind drei Boards untereinander zu sehen, die jeweils z.B. unterschiedliche Teams oder Monate widerspiegeln. Innerhalb eines Boards ist eine Spalte ein Tag und eine Zeile eine Person. Jeder LEGO-Block entspricht 1/2 Tag Arbeitszeit. Die Farbe der Blocks ergibt nun das Projekt, an dem die Person an diesem (Halb-)Tag arbeitet. Gerade bei längerfristigen Projekten schafft dies so Transparenz zur Projekt- und Kapazitätsplanung.

Doch jetzt kommt der Clou: Wird ein Stein auf das Board gesetzt, erkennt das Board dieses und synchronisiert automatisch mit einem cloudbasierten Projektplan, auf den alle zugreifen können. Alternativ können physischer und digitaler Kalender synchronisiert werden, indem in der dazugehörigen App ein Foto vom Board geschossen wird.

Bit Planner bietet somit einige Vorteile gegenüber anderen Boards. Erstens bietet es ein digitales Board, welches auch mit dem persönlichen Kalender synchronisierbar ist. Zweitens bietet es eine Möglichkeit für und Schnittstelle zu den Kollegen, die lieber mit physischen Boards arbeiten und ermöglicht so beide Welten parallel. Drittens ermöglicht es spielerische Elemente zur Erhöhung der Motivation: wie bereits LEGO Serious Play zeigt, können z.B. durch die Auswahl einer Figur für die eigene Zeile, das Erinnern an die LEGO-Kindheit oder das "Spielen" mit den Steinen Kreativität und Motivation der Teams deutlich erhöht werden.

Als Nachteile sind zu nennen, dass die Einteilung in Halbtage für einige Geschäfte nicht ausreichend sein mag, eher konservative Kollegen dem "Spielzeug" kritisch gegenüber stehen könnten und der Hersteller Special Projects wenig Informationen zu den Kosten nennt. Da ein Format D nur die Kosten der Steine bereits mit 800€ angibt, gehe ich inkl. Software, Datenbank und Schnittstellen von einer recht teuern Anwendung aus.

Wie das Tool lebendig wird

Damit das Board funktioniert, muss es vom Team akzeptiert und gelebt werden, egal für welche Software Sie sich entscheiden. Hierfür benötigt es neben "harten" Bedingungen wie Regelmeetings, Eskalationspfaden und klaren Verantwortlichkeiten auch "weiche" Änderungen z.B. in Teamkultur, Vertrauen und Zusammenarbeit. Meine Empfehlung ist, dass Sie sich im Vorfeld auf folgende Dinge einigen:

  • Wie oft sollen wir uns austauschen?
    Mein Tipp: Starten Sie mit 1x pro Woche und adjustieren Sie nach 4 Wochen ggf. nach.

  • Was sind Themen des Austauschs? Wie lange soll er dauern?
    Mein Tipp: Versuchen Sie sich anfangs auf diese Themen zu reduzieren:
    1) Was habe ich seit dem letzten Meeting gemacht?
    2) Was habe ich bis zum nächsten Meeting vor?

    3) Was könnte dabei für euch relevant sein?
    4) Wobei brauche ich eure Hilfe?
    Es hilft dabei auch, jedem Teilnehmer anfangs 5 Minuten zu geben und danach "hart" abzubrechen, um das Meeting kurz und effektiv zu halten. Alles, was nur einzelne interessiert, kann im Nachgang geklärt werden. Dazu ist ein Regeltermin sinnvoll, der zum Mittagessen endet. Wer will schon überziehen, wenn Partner, Kind oder Pizzalieferant mit Essen bereitstehen?

  • Wer moderiert? Welche Rechte hat der Moderator?
    Mein Tipp: Eine Moderation reihum schafft gegenseitiges Vertrauen und Commitment zur Methode. Dies stellt mit allen Methoden (siehe Block "Digitales Arbeiten & Kommunizieren") nach etwas Übung kein Problem dar. Der Moderator sollte sich zudem explizit das Recht einholen andere zum Ende bringen zu dürfen. Halten Sie diese Regeln schriftlich fest und legen Sie sie dort ab, worauf alle Zugriff haben.

  • Welche sonstigen Regeln brauchen wir?
    Mein Tipp: Es ist sehr sinnvoll sich darauf zu einigen, dass alle Teilnehmer die Kamera anmachen. Das sorgt für Nähe im Team. Zudem spart es viel Zeit, wenn der Status aller Aufgaben bereits vor dem Meeting aktualisiert sein soll, damit die Teilnehmer direkt an den aktuellen "Karten" zeigen können, was sie meinen. Um konkret zu bleiben, sollte zudem jede Aufgabe genau eine(n) Verantwortliche(n), sowie ein klares Enddatum und ein klar beschriebenes Ergebnis haben.

Viele Unternehmen, die ich bei der Einführung solcher Boards unterstützen durfte, taten sich anfangs schwer. Es braucht etwas Zeit, bis sich alles eingespielt hat und sich natürlich anfühlt. Spielen Sie etwas herum, seien Sie offen für Feedback und tauschen Sie sich mit anderen aus. Wenn Sie Fragen haben, wie genau das bei Ihnen funktionieren kann, helfe ich Ihnen gerne! Viel Erfolg bei der Umsetzung!

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